Zgubienie lub zniszczenie ważnych dokumentów nierzadko zdarza się w związku z rozmaitymi perturbacjami życiowymi. Liczne przeprowadzki na przestrzeni dekad, zalane mieszkanie, a nawet klęski żywiołowe takie jak pożar czy powódź, to tylko nieliczne przykłady sytuacji, w których można utracić dokumenty. Przedmiotem niniejszego tekstu jest rozważanie na temat braku posiadania fizycznej formy aktu notarialnego nabytej nieruchomości. Co prawda wypis aktu notarialnego nie jest dokumentem, którym należy posługiwać się na co dzień, lecz wiedza o jego lokalizacji może okazać się istotna. Zazwyczaj po dokonaniu zakupu i otrzymaniu wypisu aktu notarialnego od notariusza, a następnie uporządkowaniu spraw urzędowych, odkłada się dokument zapominając o jego istnieniu. Problem pojawia się dopiero w momencie, gdy następuje chęć sprzedaży, dzierżawy lub wynajmu danej nieruchomości. Wówczas może się okazać, że nie potrafimy odnaleźć podstawy nabycia, którą zazwyczaj jest akt notarialny (obok prawomocnego orzeczenia sądu w przypadku spadków). Pojawia się zatem pytanie skąd uzyskać dodatkowy wypis aktu notarialnego?
Czym jest wypis aktu notarialnego?
Wypis aktu notarialnego jest dokumentem mającym moc urzędową. Jest sporządzany przez notariusz w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawa. Treść aktu notarialnego ma charakter dowodowy. Akty notarialne są najczęściej sporządzane w związku z nabywaniem lub zbywaniem nieruchomości, spadkami, darowiznami, pełnomocnictwami, czy zakładaniem spółek. W sprawach związanymi z nieruchomościami wypis aktu notarialnego stanowi podstawę nabycia lub zbycia. Sam w sobie nie jest aktem własności. Jest natomiast dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności prawnej. Notariusz sporządzający akt ma obowiązek przechowywać jego oryginał przez czas określony przepisami. Na podstawie oryginału wydawane są wypisy.
Przeczytaj też o skupie domów
Wyciąg, wypis a odpis aktu notarialnego – kluczowe różnice
W praktyce notarialnej często spotykamy się z pojęciami: wyciąg, wypis oraz odpis aktu notarialnego. Choć brzmią podobnie, każdy z tych dokumentów pełni inną funkcję i ma odmienną moc prawną. Poniżej znajdziesz krótką charakterystykę każdego z nich oraz praktyczne wskazówki, kiedy i do czego są wykorzystywane.
Wyciąg aktu notarialnego
Wyciąg to dokument, który zawiera jedynie wybrane fragmenty aktu notarialnego, istotne z punktu widzenia określonego celu. Sporządzany jest przez notariusza, opatrzony jego podpisem i pieczęcią. Wyciąg wykorzystywany jest wtedy, gdy nie ma potrzeby ujawniania całej treści aktu, a wystarczające jest przedstawienie konkretnych zapisów, np. dotyczących jednego postanowienia czy paragrafu.
Odpis aktu notarialnego
Odpis to dokładna kopia treści aktu notarialnego, która może być pełna (cały dokument) lub częściowa (wybrane fragmenty). Odpis aktu notarialnego nie zawiera jednak wszystkich elementów formalnych, takich jak podpisy stron czy notariusza. Może być sporządzony przez notariusza lub inną uprawnioną osobę. Odpis służy głównie do celów informacyjnych, archiwalnych lub dowodowych, gdy nie jest wymagany dokument o mocy oryginału.
Porównanie wyciągu, wypisu i odpisu aktu notarialnego
| Cecha | Wypis aktu notarialnego | Odpis aktu notarialnego | Wyciąg aktu notarialnego |
| Zawartość | Pełna treść, podpisy, klauzule | Treść aktu, bez podpisów | Wybrane fragmenty aktu |
| Moc prawna | Równoważny oryginałowi | Ograniczona, informacyjna | Ograniczona, do określonych celów |
| Zastosowanie | Obieg prawny, urzędy, sądy | Informacja, archiwizacja | Przedstawienie wybranych danych |
| Forma | Opatrzony pieczęcią i podpisem | Może być sporządzony przez różne osoby | Opatrzony pieczęcią i podpisem notariusza |
| Zakres | Cały akt notarialny | Cały akt lub jego część | Tylko wybrane fragmenty aktu |
Jak uzyskać wypis aktu notarialnego w kancelarii notarialnej i ile kosztuje?
Wypis aktu notarialnego jest standardowo wydawany każdej ze stron umowy po każdorazowym dokonaniu czynności notarialnej. Jeżeli jednak wypis zaginał lub został zniszczony, należy złożyć formalny wniosek. Czynności tej należy dokonać osobiście w kancelarii notarialnej, w której sporządzany był oryginał aktu notarialnego lub drogą listowną. Treść wniosku powinna zawierać dane identyfikujące wnioskodawcę (nazwisko, imię, PESEL) oraz dane pozwalające na zidentyfikowanie aktu notarialnego (tj.: numer repertorium, datę sporządzenia, rodzaj aktu). Notariusz ma obowiązek zweryfikować tożsamość wnioskodawcy na podstawie okazanego dowodu tożsamości. Czasem konieczne jest również wykazanie interesu prawnego do uzyskania wypisu, zwłaszcza gdy wnioskodawca nie jest bezpośrednią stroną aktu (może być nim również następca prawny). Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, notariusz sporządza wypis aktu notarialnego, który jest wiernym odwzorowaniem oryginału, opatrzonym pieczęcią notariusza oraz jego odręcznym podpisem. Wypis aktu notarialnego ma moc prawną równą oryginałowi. Istotny jest także fakt, że zgodnie z art. 90 § 1. „Dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii”. Należy również pamiętać, że uzyskanie wypisu aktu notarialnego jest odpłatne (cena zależy od konkretnego notariusza oraz ilości stron, zazwyczaj jest to kwota około 20-30 zł).
Sprawdź informacje o skupie mieszkań
Jak uzyskać wypis aktu notarialnego z sądu?
W sytuacji, gdy akt notarialny został sporządzony ponad 10 lat wcześniej lub gdy notariusz, który sporządzał akt zakończył działalność, należy zwrócić się do sądu. Wniosek o uzyskanie wypisu aktu notarialnego należy złożyć w sądzie rejonowym, właściwym dla miejsca lokalizacji kancelarii notarialnej, w której sporządzono oryginał aktu notarialnego. Wniosek powinien być sporządzony na odpowiednim formularzu sądu rejonowego wraz ze wskazaniem interesu prawnego oraz własnoręcznym podpisem. Ważne jest również wskazanie sposobu odbioru dokumentu oraz dokonanie opłaty. Koszt wypisu wydawanego przez sąd wynosi maksymalnie 6 zł za każdą rozpoczętą stronę (Za stronę uważa się tekst obejmujący nie mniej niż 25 wierszy §12. 1-2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej).
Co w sytuacji gdy zainteresowany nie pamięta gdzie został sporządzony akt notarialny?
W sytuacji, gdy zainteresowany uzyskaniem wypisu aktu notarialnego nie jest w stanie przypomnieć sobie, który notariusz go sporządzał, może skorzystać z kilku źródeł informacji. W przypadku nieruchomości warto zweryfikować wpisy w treści księgi wieczystej (można w tym celu skorzystać z rządowej strony internetowej ekw.ms.gov.pl). Jeżeli nieruchomość nie posiada założonej księgi wieczystej (np. w przypadku spółdzielczych własnościowych praw do lokalu), można zwrócić się do właściwej spółdzielni mieszkaniowej. Kolejnym cennym źródłem informacji może okazać się korespondencja zarówno listowna jak i elektroniczna. Dobrym pomysłem jest również kontakt z drugą stroną umowy w celu uzyskania interesujących nas informacji.
