Jak uzyskać akt własności mieszkania, domu lub ziemi?

Sprzedaż nieruchomości jest związana z koniecznością skompletowania szeregu dokumentów. Wielu sprzedających dokonując po raz pierwszy tego typu transakcji, nie ma pewności jakie dokumenty powinni zgromadzić ani jak brzmią ich fachowe określenia. W przestrzeni publicznej często słyszy się o akcie własności nieruchomości, jednak dokument o takiej nazwie w istocie nie istnieje. Szczegółowe informacje na temat danej nieruchomości są zawarte w księdze wieczystej niezależnie od tego czy zainteresowany poszukuje aktu własności ziemi, aktu własności mieszkania czy aktu własności jakiejkolwiek innej nieruchomości. W księdze wieczystej znajdują się wszelkie dane o obecnych i poprzednich właścicielach, wszelkich obciążeniach oraz wskazanie lokalizacji i parametry nieruchomości. 

Czym jest księga wieczysta i co zawiera?

Księga wieczysta to oficjalny rejestr zawierający szereg danych o stanie prawnym nieruchomości. Składa się z czterech działów, które zawierają: 

• Dział I: Oznaczenie nieruchomości, rodzaj, lokalizacja, powierzchnia, przysługujące jej prawa,
• Dział II: Informacje o właścicielach, uprawnionych, użytkownikach wieczystych,
• Dział III: Obciążenia, roszczenia, służebności,
• Dział IV: Wpisy hipoteczne. 

Księga wieczysta stanowi kluczowe źródło informacji zarówno dla stron transakcji sprzedaży jak i notariusza oraz wszelkich instytucji państwowych. Warto zaznaczyć, że nabycie nieruchomości następuje wraz z podpisem aktu notarialnego przez strony transakcji oraz notariusza, niezależnie czy nastąpiło już wydanie nieruchomości ani czy została zapłacona cena. Również korzyści i ciężary związane z nieruchomością przechodzą na nabywcę wraz z podpisaniem aktu notarialnego. Po przypieczętowaniu transakcji, notariusza wysyła zgłoszenie do sądu przy pomocy systemu teleinformatycznego. Wówczas w księdze wieczystej pojawia się wzmianka o zmianie właściciela i odbytym akcie notarialnym. Jest ona widoczna do czasu wpisu nowych właścicieli w miejsce poprzednich, co trwa zazwyczaj od około miesiąca do kilku miesięcy.

Przeczytaj o skupie domów

Gdzie oraz w jaki sposób uzyskać dostęp do treści księgi wieczystej?

Treść księgi wieczystej jest dostępna w formie internetowej na stronie ekw.ms.gov.pl. Po wejściu na podaną stronę internetową należy wpisać numer księgi wieczystej, który składa się z trzech członów (przykładowy numer księgi wieczystej: WR1K/00012345/1). Pierwszy człon jest związany z sądem, w którym prowadzona jest księga wieczysta, zatem można go w łatwy sposób odszukać w intrenecie (składa się z sekwencji trzech wielkich liter, cyfry oraz kolejnej wielkiej litery np. dla Raciborza GL1R, dla Wrocławia WR1K). Drugi człon składa się z ośmiu cyfr. Ostatni człon to cyfra kontrolna, którą należy wpisać w ostatnim okienku. Jeżeli cyfra kontrolna nie jest znana, można po wpisaniu pierwszych dwóch członów odnaleźć ją metodą prób i błędów wpisując kolejno cyfry od 0 do 9, do momentu aż trafi się właściwą. Często bowiem sprzedający udostępniają numer księgi wieczystej według starego systemu zapisu, którym były same cyfry (numery w istocie pozostały takie same, natomiast forma zapisu uległa modyfikacji). Przykładowo jeżeli podana księga wieczysta to 12345, wówczas aby uzyskać dostęp internetowy do księgi, należy w pierwszej kolejności ustalić, w którym sądzie jest ona prowadzona. Pozwoli to ustalić pierwszy człon, który należy wpisać w pierwsze okienko na podanej wcześniej stronie internetowej. W kolejnym okienku należy wpisać otrzymaną sekwencję cyfr, pamiętając że łącznie ma być ich osiem. Zazwyczaj numer jest krótszy, a brakujące cyfry należy uzupełnić zerami (np. otrzymany numer księgi 12345 należy wpisać jako 00012345). Ostatni etap to ustalenie cyfry kontrolnej co zostało już opisane powyżej. 

Czym jest odpis księgi wieczystej i czym różni się od wyciągu?

Odpis z księgi wieczystej to oficjalny dokument sądowy, który zawiera: wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenie referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych, wszczęciu postępowań z urzędu. Dokument ten opisuje aktualny status nieruchomości oraz całą jej historię formalno-prawną. Odpis zwykły księgi wieczystej zawiera aktualne informacje o nieruchomości, a odpis zupełny całą historię nieruchomości. W odpisie zupełnym znajdują się dodatkowo wszelkie wpisy wykreślone, z których można dowiedzieć się o pochodzeniu nieruchomości oraz np. czy kiedykolwiek miała ona założoną hipotekę. Odpis zupełny jest więc obszerniejszym i bardziej dokładnym dokumentem. Odpis księgi wieczystej zawsze odnosi się do wszystkich czterech działów księgi, natomiast wyciąg zawiera informacje tylko o wybranym dziale. Zarówno odpis jak i wyciąg są płatne (stawki wynoszą od kilku do kilkudziesięciu złotych w zależności od rodzaju i obszerności dokumentu). Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej można złożyć online, listownie lub bezpośrednio w sądzie rejonowym. 

Akt własności budynku a akt nabycia – jakie są różnice?

Akt nabycia, który najczęściej jest aktem notarialnym zakupu nieruchomości, często mylony jest z aktem własności. Co prawda akt notarialny jest urzędowym dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności prawnej np. sprzedaży, jednak sam w sobie nie stanowi dowodu własności nieruchomości. Posiadanie aktu notarialnego opisującego transakcję zakupu nieruchomości nie jest dostatecznym potwierdzeniem posiadania prawa własności danej nieruchomości. Podmiot chcący udowodnić w ten sposób prawo własności nieruchomości, mógł ją bowiem już sprzedać komu innemu. Warto zatem weryfikować własność na podstawie aktualnej treści księgi wieczystej biorąc pod uwagę wszelkie zawarte w niej wzmianki. Podczas samej transakcji przypieczętowanej podpisem aktu notarialnego, notariusz sprawdza aktualną treść księgi wieczystej tuż przed podpisem, zatem transakcja jest bezpieczna. Osobiste sprawdzenie treści księgi na stronie rządowej jest niemniej ważne, gdyż może uchronić przed utratą zadatku wpłaconego osobie, która podając się za właściciela oferowanej nieruchomości okazuje się oszustem. Przypadki tego typu przestępstw zdarzają się coraz częściej, a potencjalni nabywcy skuszeni często okazyjną ceną, wpłacają zadatek bez należytej weryfikacji dokumentów. Odzyskanie środków bywa w takiej sytuacji bardzo problematyczne lub wręcz nieosiągalne. Oszuści często ukrywają się przed wymiarem sprawiedliwości. Jeżeli już dochodzi do rozprawy i zapada prawomocny wyrok, środki zazwyczaj nadal nie trafiają do poszkodowanego ze względu na inne zadłużenia skazanego lub wykazywanie braku jakiegokolwiek majątku.

Potrzebujesz pomocy w sprzedaży nieruchomości? sprawdź darmową wycenę online

Alternatywy dla aktu notarialnego

Obok aktu notarialnego zakupu nieruchomości, aktem nabycia mogą być również: 

• Darowizna w formie aktu notarialnego, 
• Umowa dożywocia zawarta w kancelarii notarialnej,
• Akt poświadczenia dziedziczenia, 
• Prawomocne orzeczenie sądowe np. w przypadku postępowania spadkowego przeprowadzanego przed sądem lub zniesienie współwłasności, 
• Przydział ze spółdzielni mieszkaniowej. 

Czy akt własności nieruchomości jest wymagany przez notariusza?

Podczas gromadzenia informacji oraz dokumentów do sporządzenia aktu notarialnego, notariusz prosi w pierwszej kolejności o podanie numeru księgi wieczystej. Na tej podstawie następuje wstępna weryfikacja jej treści w celu ustalenia dokumentów, które należy zgromadzić do aktu notarialnego. Szczegółowej weryfikacji treści księgi wieczystej notariusz dokonuje także bezpośrednio przed podpisaniem aktu notarialnego, upewniając się że nie pojawiły się żadne zmiany w jej treści. 

Co to jest akt własności a akt notarialny?

Akt własności to kluczowy dokument, który formalizuje prawo do konkretnej nieruchomości. Jest on niezbędny dla każdego właściciela, ponieważ stanowi dowód posiadania oraz określa wszelkie prawa i obowiązki związane z daną nieruchomością. Zawiera informacje takie jak dane właściciela, lokalizacja, powierzchnia oraz ewentualne obciążenia, takie jak hipoteki czy służebności. W Polsce akt własności najczęściej wydawany jest przez odpowiednie organy administracyjne, co sprawia, że jest on nie tylko istotny dla właściciela, ale także dla potencjalnych nabywców, którzy chcą upewnić się co do stanu prawnego nieruchomości.

Natomiast akt notarialny to dokument sporządzony przez notariusza, który ma na celu potwierdzenie i zabezpieczenie różnych czynności prawnych. Może dotyczyć umów sprzedaży, darowizn czy ustanowienia zabezpieczeń na nieruchomości. Akt notarialny odgrywa kluczową rolę w obrocie nieruchomościami, ponieważ zapewnia zgodność z prawem oraz chroni interesy stron transakcji. Notariusz jest osobą zaufania publicznego przez co ma obowiązek rzetelnego sporządzenia dokumentu oraz informowania stron o ich prawach i obowiązkach. W przeciwieństwie do aktu własności, akt notarialny nie potwierdza prawa do nieruchomości sam w sobie, ale stanowi ważny krok w procesie przenoszenia praw własności oraz zabezpieczania interesów stron.

Jakie dokumenty należy zgromadzić do aktu notarialnego? 

Zgromadzenie odpowiednich dokumentów do uzyskania aktu notarialnego jest kluczowym krokiem w procesie przeprowadzania transakcji. Prawidłowo przygotowane dokumenty nie tylko ułatwiają pracę notariusza, ale także zapewniają bezpieczeństwo i pewność prawną dla obu stron. Właściwe przygotowanie pozwala na uniknięcie ewentualnych komplikacji oraz opóźnień, co jest szczególnie istotne w przypadku transakcji dotyczących nieruchomości. Dlatego warto poświęcić czas na dokładne zebranie wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów, co znacząco przyczyni się do sprawnego przebiegu całego procesu.

• Podstawa nabycia, 
• Zaświadczenie o braku zadłużenia od spółdzielni lub zarządcy,
• Zaświadczenie dotyczące braku zameldowania na pobyt stały lub czasowy,
• Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku podatku od spadków i darowizn (jeżeli taka  sytuacja miała miejsce),
• Promesę z banku lub innego wierzyciela jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką,
• Dokumenty do wykreślenia obciążeń z działu III księgi wieczystej (np. wykreślenie służebności po śmierci służebnika) 

W przypadku nieruchomości gruntowych wymagane są także: 

• Zaświadczenie z planu zagospodarowania przestrzennego,
• Wypis z rejestru gruntów i z kartoteki budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej,
• Zaświadczenie, że działka nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu.

Jaki dokument stanowi akt własności w przypadku braku księgi wieczystej?

Nie wszystkie mieszkania własnościowe mają założoną księgę wieczystą. Taki stan rzeczy ma najczęściej miejsce w przypadku spółdzielczych własnościowych praw do lokalu. Przytoczona powyżej forma prawna nieruchomości była nadawana na podstawie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jednak od 31 lipca 2007 roku nie ma już możliwości ustanowienia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Forma ta stanowi relikt przeszłości poprzedniego ustroju gospodarczego. Nie należy się jednak obawiać, gdyż takie mieszkania w obrocie nieruchomości są traktowane jako pełnowartościowe a ich cena nie odbiega od mieszkań z tzw. pełną własnością. Osoba uprawiona do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu ma możliwość założenia księgi wieczystej, lecz nie jest to obligatoryjne.

Wówczas potrzebne są dokumenty ze spółdzielni mieszkaniowej świadczące o uregulowaniu sytuacji prawnej gruntów pod budynkiem oraz braku przeciwwskazań do założenia księgi wieczystej. Założenie księgi wieczystej jest konieczne, gdy kupujący chce sfinansować transakcję przy wsparciu kredytu hipotecznego. Podsumowując kwestię spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, akt własności w tym przypadku stanowi zaświadczenie ze spółdzielni stanowiące o tym, komu to prawo przysługuje. Często notariusz wymaga również okazania kopii przydziału od spółdzielni np. w przypadku gdy nastąpiło dziedziczenie. Wtedy nie ma wątpliwości, że obecny uprawniony może rozporządzać mieszkaniem. Wykazana jest bowiem ciągłość między poprzednimi i obecnymi posiadaczami.

Sprawdź informacje o skupie mieszkań i dostępnym wsparciu w zakresie dokumentacji

Akt własności a posiadanie udziału w całej nieruchomości

Innym przypadkiem, gdy nie ma założonej księgi wieczystej dla konkretnego lokalu jest posiadanie udziału w całej nieruchomości. Takie sytuacje mają zazwyczaj miejsce w przypadku kamienic, gdzie istnieje księga wieczysta dla całego budynku lecz poszczególne lokale nie są wyodrębnione. Wówczas aby założyć księgę wieczystą dla konkretnego lokalu, należy wyodrębnić go z całości budynku. Wiąże się to z wieloma formalnościami prawnymi oraz administracyjnymi. Proces jest długotrwały i skomplikowany. Reasumując, aby ustalić właściciela w sytuacjach gdy nie ma księgi wieczystej, należy sięgnąć do innych dostępnych dokumentów w szczególności: aktów notarialnych, zaświadczeń z urzędów, orzeczeń sądu, testamentów.