Wymiana dokumentów między krajami stanowi fundament wielu procesów, szczególnie w czasach wzmożonej migracji oraz ogólnie pojętej globalizacji. Aby dokumenty mogły być zaakceptowane przez instytucje spoza kraju ich pochodzenia, wymagana jest legalizacja. Legalizacja dokumentów pochodzących zza granicy jest niezbędna w wielu sytuacjach życia codziennego. Przykładem są wszelkie umowy i certyfikaty w związku z prowadzeniem biznesu o charakterze międzynarodowym. Chęć podjęcia lub kontynuacji studiów w innym kraju, wiąże się z przedłożeniem świadectw lub dyplomów, które dzięki legalizacji będą respektowane przez uczelnie zagraniczne. Kolejnym przykładem jest procedura adopcji międzynarodowej, która również wiąże się z koniecznością legalizacji wielu dokumentów, zaświadczeń oraz decyzji sądowych. W celu ułatwienia legalizacji dokumentów w kontekście międzynarodowym, powstała klauzula apostille.
Co to jest klauzula apostille?
To specjalny rodzaj uwierzytelniania dokumentów potwierdzający ich autentyczność. Jest stosowana w międzynarodowej wymianie dokumentów, podczas gdy zachodzi konieczność posłużenia się dokumentem danego kraju za granicą. Geneza klauzuli apostille sięga 1961 roku, w którym podczas Konwencji haskiej postanowiono znieść dotychczasowy wymóg legalizacji dokumentów urzędowych zza granicy. Głównym celem tychże postanowień było uproszczenie międzynarodowej wymiany dokumentów, a także zmniejszenie kosztów oraz skrócenie czasu jaki był potrzebny na procedowanie zwykłej legalizacji w ambasadzie lub konsulacie. Klauzula apostille w znacznym stopniu przyspieszyła międzynarodowy przepływ dokumentów pomiędzy krajami będącymi stronami Konwencji. Dzięki niej dokumenty wystawiane w jednym państwie są respektowane oraz uznawane jako autentyczne za granicą.
Klauzula apostille – gdzie uzyskać?
Apostille wydaje odpowiedni organ państwa, z którego pochodzi dokument. Procedura uzyskania klauzuli apostille jest zależna od danego kraju, lecz ogólny jej przebieg jest podobny. Sprowadza się ona przede wszystkim do złożenia dokumentów w odpowiedniej instytucji oraz uiszczania stosownych opłat. W Polsce organem odpowiedzialnym za nadawanie klauzuli apostille jest przede wszystkim Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) w Warszawie. Fizyczna postać apostille w Polsce to zadrukowana naklejka, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową oraz hologramem.
Przeczytaj też Umowa najmu okazjonalnego – co powinna zawierać i jak ją wypowiedzieć?
Jak wygląda apostille? pieczęć jest szczególnie istotna
Apostille ma postać specjalnej naklejki z podpisem pracownika MSZ. Zawiera takie elementy jak nazwę państwa, dane osoby, która podpisała dokument, jej funkcję, opis pieczęci/stempla, datę, miejsce i numer poświadczenia, nazwę instytucji wydającej apostille, odcisk jej pieczęci oraz podpis. Umieszczona pieczęć apostille stanowi potwierdzenie autentyczności i wiarygodności podpisu. Dzięki apostille, dokument urzędowy z jednego kraju jest automatycznie uznawany w innym kraju, bez konieczności dodatkowych legalizacji.
Jaka jest różnica między apostille a legalizacją?
Z apostille można skorzystać tylko wtedy, gdy docelowy kraj w którym chcemy użyć danego dokumentu jest stroną Konwencji haskiej (listę państw zamieszczono na końcu artykułu). Zwykła legalizacja jest natomiast wymagana w pozostałych przypadkach. Dla krajów będących stroną Konwencji procedura jest skrócona i wymaga jedynie wizyty w uprawnionej instytucji (np. MSZ w Polsce). Jeżeli jednak mamy do czynienia z krajem, który nie respektuje apostille, należy dodatkowo udać się do odpowiedniej placówki dyplomatycznej (ambasady), w celu otrzymania oficjalnego poświadczenia.
Przykład:
Oman nie jest stroną Konwencji haskiej, zatem w Polsce należy dokument zalegalizować w pierwszej kolejności w MSZ, a następnie należy uzyskać legalizację w Ambasadzie Omanu.
Estonia jest stroną Konwencji haskiej, zatem do legalizacji wystarczy klauzula apostille.
Czy klauzula apostille może mieć zastosowanie w sprzedaży nieruchomości?
W ramach działalności prowadzonej przez skup nieruchomości, nasi klienci niejednokrotnie korzystali z klauzuli apostille. Ułatwiło to procedurę sprzedaży mieszkania, skróciło czas transakcji, a także zminimalizowało koszty. W praktyce apostille najczęściej stosuje się w przypadku pełnomocnictw udzielanym za granicą, gdy sprzedający nieruchomość mieszka w odległym kraju. Wówczas umocowany pełnomocnictwem apostille, może załatwić wszelkie formalności oraz skompletować dokumenty niezbędne do sprzedaży, a nawet wystąpić jako pełnomocnik podczas aktu notarialnego. Przykładowo, gdy właściciel mieszkania znajdującego się w Polsce na co dzień zamieszkuje w USA, skorzystanie z pełnomocnictwa opatrzonego w klauzulę apostille pozwala na znaczne zredukowanie kosztów. Wielokrotnie takie rozwiązanie umożliwia sprzedaż w ogóle, w przypadku gdy właściciel nie jest w stanie przyjechać zza granicy ze względu na chorobę lub brak urlopu.
Sprawdź też Skup domów
Jak złożyć wniosek o nadanie klauzuli apostille?
W Polsce aby złożyć wniosek o otrzymanie apostille, należy udać się do MSZ. Wizytę należy wcześniej umówić za pośrednictwem systemu e-Konsulat. Na spotkanie należy przygotować:
- wydruk z potwierdzeniem wizyty
- dokumenty, które mają być opatrzone apostille
- wypełniony wniosek apostille
- wydruk z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej
Wniosek można również złożyć poprzez pełnomocnika, dołączając pisemne upoważnienie z własnoręcznym podpisem. Dokumenty mogą zostać zalegalizowane nawet w dniu złożenia wniosku. W przypadku większej ilości dokumentów MSZ realizuje wnioski w terminie do 30 dni od daty złożenia. Opłata skarbowa za apostille to 60zł za każdy dokument. Aby zminimalizować ryzyko błędów formalnych, istnieje możliwość skorzystania z podmiotów specjalizujących się w uzyskiwaniu klauzuli apostille.
Jak długo ważne jest apostille?
Apostille samo w sobie nie traci ważności, jednak ważność dokumentu poświadczonego apostille może być ograniczona w pewnych okolicznościach. Zmiany w przepisach prawnych, zmiany w informacjach zawartych w dokumencie, utrata ważności dokumentu w kraju wydania, upłynięcie terminu ważności samego dokumentu lub utrata fizycznego dokumentu mogą wpłynąć na to, czy apostille jest nadal uznawane. Zawsze warto skonsultować się z odpowiednimi władzami w kraju docelowym, aby upewnić się, że dokument z apostille jest nadal ważny i akceptowany.
Apostille potwierdza autentyczność dokumentu, więc jeśli sam dokument jest aktualny, apostille również zachowuje ważność. Należy jednak pamiętać, że niektóre rodzaje dokumentów mają określony termin ważności, niezależny od apostille, i po jego upływie konieczne będzie uzyskanie nowego dokumentu wraz z apostille.
Apostille dla poszczególnych rodzajów dokumentów oraz dodatkowe wymagania
Legalizacja dokumentów drogą apostille jest prostsza w porównaniu ze zwykłą legalizacją. Należy jednak pamiętać, iż poszczególne dokumenty wymagają dodatkowego uwierzytelnienia, zatem należy się upewnić czy do otrzymania apostille nie są wymagane dodatkowe formalności.
- Akty stanu cywilnego – nie wymagają dodatkowych formaności, pod warunkiem że posiadają okrągłą pieczęć urzędu, imienną pieczątkę urzędnika oraz podpis.
- Tłumaczenia przysięgłe – apostille jest wydawane wyłącznie do oryginałów tłumaczeń z podpisem tłumacza przysięgłego.
- Dokumenty notarialne – dokument notarialny przed uzyskaniem apostille musi uprzednio otrzymać poświadczenie właściwego miejscowo sądu okręgowego.
- Dokumenty sądowe – dokument sądowy przed uzyskaniem apostille musi zostać poświadczony przez prezesa sądu okręgowego.
- Dokumenty handlowe – dokument handlowy przed uzyskaniem apostille musi zostać poświadczony przez Krajową Izbę Gospodarczą lub regionalną izbę gospodarczą.
- Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe – apostille na dokumentach wydawanych w związku ukończeniem studiów oraz ich przebiegiem nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.
- Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – apostille nadawana jest po uwierzytelnieniu dokumentu przez Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
- Dokumenty wydawane przez OKE – apostille nadawane jest po wcześniejszym uwierzytelnieniu przez Ministerstwo Edukacji i Nauki, kuratora oświaty właściwego ze względu na siedzibę szkoły lub dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej.
- Zaświadczenia o niekaralności – dokument uzyskuje się w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych.
- Dokumenty dot. kwalifikacji w zawodach medycznych – dokument musi przed nadaniem apostille zostać poświadczony przez Ministerstwo Zdrowia.
- Odpisy z KRS – powinny zostać opatrzone pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz poświadczone podpisem pracownika KRS.
- Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – dyplom lub świadectwo musi przed nadaniem apostille zostać poświadczony przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
- Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe – muszą zawierać poświadczenie Prezesa Polskiej Akademii Nauk lub ministerstwa nadzorującego instytut.
- Odpisy z CEIDG – powinny zostać opatrzone pieczęcią Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii oraz poświadczone podpisem pracownika tego ministerstwa.
Więcej informacji o Skupie kamienic
Czy apostille trzeba tłumaczyć?
Apostille jest formą poświadczenia autentyczności dokumentów, nie wymaga tłumaczenia, gdyż jest uznawana w krajach sygnatariuszach Konwencji haskiej w oryginalnej formie. Apostille jest wydawana w języku urzędowym danego kraju, a jej treść jest standardowa i zrozumiała dla instytucji w innych państwach, które również są stronami konwencji. W związku z tym, jeśli dokument został opatrzony apostille, nie ma potrzeby jego tłumaczenia na język lokalny, co znacznie upraszcza proces uznawania dokumentów zagranicznych.
Jednakże, jeśli dokument urzędowy sam w sobie jest sporządzony w języku obcym i ma być przedstawiony instytucjom w kraju, gdzie ten język nie jest używany, konieczne może być przetłumaczenie treści dokumentu. W takim przypadku apostille pozostaje bez zmian, ale tłumaczenie dotyczy samego dokumentu.
Ważne jest, aby tłumaczenie było wykonane przez tłumacza przysięgłego, aby zapewnić jego akceptację przez odpowiednie organy.
Lista Państw, które przystąpiły do konwencji Haskiej i respektują Apostille:
Albania, Andora, Argentyna, Armenia, Australia, Austria, Bahamy, Belgia, Belize, Białoruś, Boliwia, Bośnia i Hercegowina, Brazylia, Bułgaria, Burkina Faso, Chile, Chiny, Chorwacja, Cypr, Czarnogóra, Czechy, Dania, Dominikana, Ekwador, Estonia, Fidżi, Filipiny, Finlandia, Francja, Gabon, Grecja, Gruzja, Gwatemala, Gwinea, Hiszpania, Holandia, Honduras, Irak, Irlandia, Islandia, Izrael, Jamajka, Japonia, Kanada, Kazachstan, Kolumbia, Korea Południowa, Kostaryka, Lesotho, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Macedonia, Malta, Maroko, Mauritius, Meksyk, Mołdawia, Monako, Niemcy, Nikaragua, Norwegia, Nowa Zelandia, Pakistan, Panama, Paragwaj, Peru, Polska, Południowa Afryka (RPA), Portugalia, Rumunia, Rosja, Saint Kitts i Nevis, Salwador, San Marino, Serbia, Seszele, Singapur, Słowacja, Słowenia, Sri Lanka, Szwajcaria, Szwecja, Tajlandia, Trynidad and Tobago, Tunezja, Turcja, Turkmenistan, Ukraina, Stany Zjednoczone, Urugwaj, Uzbekistan, Wenezuela, Węgry, Wielka Brytania, Włochy, Zambia, Zimbabwe
