Protokół zdawczo-odbiorczy – co zawiera i kiedy się go sporządza?

Sprzedaż nieruchomości podobnie jak wynajem jest procesem, który związany jest z przygotowywaniem szeregu dokumentów. Jednym z nich jest protokół zdawczo odbiorczy, który pozwala uniknąć nieporozumień przy przekazywaniu lokalu. Drobne różnice w opisie stanu technicznego czy wyposażenia potrafią wywołać poważne spory dopiero po zakończeniu transakcji. W artykule wyjaśniamy, kiedy sporządza się protokół zdawczo odbiorczy i jak zadbać o jego prawidłowe przygotowanie.

Protokół zdawczo-odbiorczy – co to jest?

Protokół zdawczo-odbiorczy to formalny dokument potwierdzający przekazanie nieruchomości (czyli domu, mieszkania, czy lokalu użytkowego) między dwiema stronami – najczęściej sprzedającym i kupującym lub wynajmującym i najemcą. 

Jego głównym celem jest udokumentowanie stanu technicznego i wyposażenia nieruchomości w momencie przekazania oraz ustalenie wszelkich elementów, które mogą mieć znaczenie przy późniejszych rozliczeniach lub roszczeniach. 

Choć nie istnieje jednolity, określony przepis prawa, który wymuszałby sporządzenie protokołu to jest on powszechnie stosowany jako praktyczna ochrona interesów obu stron transakcji. 

Przeczytaj Quad usum a sprzedaż i wynajem nieruchomości

Kiedy sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół może być sporządzony w różnych momentach związanych z przekazaniem nieruchomości:

1. Przy zakupie nieruchomości:

• najczęściej dokument spisuje się bezpośrednio przed odbiorem kluczy od sprzedającego lub dewelopera, albo w dniu przekazania lokalu;
• w przypadku mieszkań od dewelopera protokół staje się podstawą do zgłaszania ewentualnych wad budowlanych lub wykończeniowych i pozwala ustalić dokładny stan lokalu na moment odbioru. 

2. Przy wynajmie mieszkania lub lokalu:

• Protokół warto wówczas sporządzić dwukrotnie – na początku okresu najmu oraz po jego zakończeniu. Gdy najemca odbiera lokal mamy możliwość udokumentować jego stan techniczny i wyposażenie, natomiast w momencie oddania kluczy będzie można porównać stan przed i po najmie, co jest podstawą do rozliczenia kaucji i ustalenia odpowiedzialności za ewentualne szkody. 

3. Przy zmianie stanu użytkowania lub innych specyficznych sytuacjach. Protokół można zatem wykorzystać również przy:

• zmianie umowy o media (np. odłączenie licznika, zmiana dostawcy prądu),
• przekazaniu nieruchomości po remoncie lub modernizacji,
• oddaniu wyposażenia po zakończeniu prac budowlanych.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?

Nie istnieje jeden ogólnie obowiązujący wzór, ale są elementy, które koniecznie powinny się znaleźć w dobrym protokole zdawczo-odbiorczym -> zarówno przy sprzedaży, jak i wynajmie. 

1. Dane identyfikacyjne stron

Jest to podstawowa część dokumentu, która jednoznacznie określa kto bierze udział w przekazaniu nieruchomości i powinna zawierać: 

– imię i nazwisko obu stron (sprzedającego/najemcy oraz kupującego/wynajmującego),

– adresy zamieszkania,

– dane kontaktowe.

2. Data i miejsce sporządzenia protokołu

Dokładna data i lokalizacja są ważne dowodowo, ponieważ potwierdzają moment przekazania nieruchomości, co ma znaczenie np. przy terminach usuwania usterek czy rozliczeniach mediów. 

3. Opis nieruchomości i jej wyposażenia:

– adres nieruchomości i powiązane informacje (np. numer lokalu, metraż),

– stan ścian, podłóg, stolarki drzwiowej i okiennej,

– opis instalacji (elektrycznej, wodno-kanalizacyjnej, gazowej),

– wykaz elementów wyposażenia (np. meble, sprzęt AGD) z oceną ich stanu technicznego.

4. Stan liczników mediów

Dokładne odczyty liczników energii elektrycznej, wody, gazu lub ciepła to podstawa do późniejszych rozliczeń między stronami lub z dostawcami mediów.

5. Wykaz usterek i uwag

Wersja szczegółowa protokołu powinna zawierać listę zauważonych usterek, uszkodzeń lub jakichkolwiek braków – opisanych możliwie precyzyjnie. To bardzo ważny element przy wynajmie, bo zabezpiecza interesy zarówno najemcy, jak i wynajmującego. 

6. Klucze i urządzenia przekazywane stroną przyjmującą

Ilość kompletów kluczy, pilotów czy kart dostępu oraz inne urządzenia (np. czujniki alarmowe), które przechodzą na stronę przyjmującą. 

7. Podpisy stron

Taki protokół musi być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w przekazaniu nieruchomości. Brak podpisu jednej ze stron może podważyć moc dokumentu w sytuacjach spornych. 

8. Dokumentacja fotograficzna (*opcjonalnie)

Choć nie jest to obowiązkowe, zaleca się dołączenie zdjęć dokumentujących stan nieruchomości i wyposażenia. Może się okazać, że w przyszłości znacznie ułatwi to rozstrzygnięcie ewentualnych sporów. 

Sprawdź Nieruchomości komercyjne – sprzedaż i wynajem w praktyce

Dlaczego warto sporządzić protokół zdawczo odbiorczy mieszkania?

• Ochrona prawna i finansowa – Protokół stanowi dokument dowodowy, który może być wykorzystany przy dochodzeniu roszczeń, ustalaniu odpowiedzialności za ewentualne szkody, a także przy rozliczeniach z dostawcami mediów. W ramach skupu mieszkań protokół zdawczo-odbiorczy chroni sprzedającego, potwierdzając brak ukrytych wad i umożliwiając bezsporne rozliczenie mediów po przekazaniu. 
• Jasna dokumentacja stanu technicznego – Dokument opisuje rzeczywisty stan nieruchomości w momencie przekazania, co zapobiega późniejszym niedomówieniom lub próbom obciążenia którejkolwiek ze stron kosztami napraw za które nie była ona odpowiedzialna. 
• Zobowiązanie do ustaleń umowy –  Jeśli w umowie sprzedaży lub najmu zostały wskazane zobowiązania dotyczące stanu lokalu (np. usunięcie usterek, zostawienie określonych elementów wyposażenia), protokół stanowi potwierdzenie, czy zostały one wykonane. 
• Podstawa do rozliczenia kaucji przy najmie – Przy zakończeniu najmu, szczegółowo sporządzony protokół pozwala bezspornie ustalić, czy najemca powinien stracić część lub całość kaucji z powodu uszkodzeń wykraczających poza zwykłe zużycie.

Protokół zdawczo-odbiorczy dla domu, mieszkania i lokalu – szczególne uwagi

• Dom jednorodzinny – Protokół przy domu może być bardziej rozbudowany i obejmować również stan ogrodu, granic działki, budynków gospodarczych, ogrodzenia czy przyłączy. Warto opisać także stan bramy wjazdowej, ogrodzenia, ścieżek i ewentualne elementy wyposażenia przydomowego.
• Mieszkanie prywatne (rynek wtórny) – Szczególną uwagę warto zwrócić na ślady eksploatacji, stan instalacji i wyposażenia pozostawionego przez poprzedniego właściciela. Protokół może być kluczowy przy ustalaniu odpowiedzialności za ewentualne usterki, które nie wynikają ze standardowego użytkowania.
• Lokal użytkowy – W tym przypadku protokół obejmuje również stan techniczny instalacji związanych z działalnością (np. wentylacja, siła elektryczna, instalacje specjalistyczne). Dobrą praktyką jest szczegółowe opisanie stanu posadzek, ścian, instalacji oraz stanu wyposażenia sklepowego lub przemysłowego.

Dowiedz się Jak rozliczyć podatek od wynajmu mieszkania? 

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY NIERUCHOMOŚCI

1. Dane stron

Strona przekazująca:

Imię i nazwisko / Nazwa: ………………………………………………………..

Adres zamieszkania / siedziby: ………………………………………………..

PESEL / NIP: ………………………………………………………..

Telefon / e-mail: ………………………………………………………..

Strona przejmująca:

Imię i nazwisko / Nazwa: ………………………………………………………..

Adres zamieszkania / siedziby: ………………………………………………..

PESEL / NIP: ………………………………………………………..

Telefon / e-mail: ………………………………………………………..

2. Data i miejsce sporządzenia protokołu

Data: ………………………………………………………..

Miejsce: ………………………………………………………..

3. Dane nieruchomości

Rodzaj nieruchomości (zaznaczyć właściwe):

☐ mieszkanie  ☐ dom  ☐ lokal użytkowy

Adres nieruchomości:

……………………………………………………………………………………..

Powierzchnia (opcjonalnie): ………………………………………………………..

Numer księgi wieczystej (jeśli dotyczy): ………………………………………………………..

4. Stan techniczny nieruchomości

4.1. Stan pomieszczeń i elementów stałych

Ściany i sufity: ………………………………………………………………………

Podłogi: ……………………………………………………………………………..

Drzwi (wewnętrzne i zewnętrzne): ……………………………………………….

Okna: …………………………………………………………………………………

Instalacja elektryczna: ………………………………………………………..

Instalacja wodno-kanalizacyjna: ………………………………………………..

Instalacja gazowa / grzewcza (jeśli dotyczy): ………………………………….

Uwagi dodatkowe:

……………………………………………………………………………………..

5. Wyposażenie przekazywane wraz z nieruchomością

Lp. Element wyposażenia Ilość Stan techniczny

1.

2.

3.

(w razie potrzeby dodać kolejne pozycje)

6. Odczyty liczników

Energia elektryczna: ………………………………………………………..

Woda zimna: ………………………………………………………..

Woda ciepła: ………………………………………………………..

Gaz: ………………………………………………………..

Inne (jakie?): ………………………………………………………..

7. Przekazane klucze i urządzenia

Klucze do drzwi wejściowych – liczba kompletów: …………………………

Klucze do piwnicy / garażu: ………………………………………………..

Piloty / karty / breloki: ……………………………………………………..

Uwagi:……………………………………………………………………………………..

8. Usterki, uszkodzenia i zastrzeżenia

Strony stwierdzają następujące usterki / uwagi:

……………………………………………………………………………………..

☐ Brak usterek

☐ Usterki zostały opisane powyżej

9. Oświadczenia stron

Strona przejmująca potwierdza odbiór nieruchomości w stanie opisanym w niniejszym protokole oraz przyjmuje go bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami wskazanymi powyżej.*

Strona przekazująca oświadcza, że nieruchomość została przekazana zgodnie z ustaleniami.

* niepotrzebne skreślić

10. Załączniki (opcjonalnie)

☐ Dokumentacja fotograficzna

☐ Inne: …………………………………………………………………………

11. Podpisy stron

Strona przekazująca:

………………………………………………………..

(czytelny podpis)

Strona przejmująca:

………………………………………………………..

(czytelny podpis)

*Wskazówka praktyczna

Protokół warto sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

Pobierz wzór protokołu zdawczo-odbiorczego

Przy wynajmie najlepiej dołączyć zdjęcia jako załącznik.

Dokument można bezpiecznie przechowywać razem z umową najmu lub sprzedaży.

Protokół zdawczo-odbiorczy podsumowanie informacji

Protokół zdawczo-odbiorczy to kluczowy dokument przy przekazywaniu nieruchomości, niezależnie od tego, czy chodzi o dom, mieszkanie czy lokal użytkowy. Stanowi on praktyczne zabezpieczenie interesów obu stron transakcji, ułatwia rozliczenia, minimalizuje ryzyko sporów i daje jasny obraz stanu nieruchomości w momencie jej przekazania. 

Dokument ten powinien zawierać dane stron, opis stanu technicznego, wykaz wyposażenia, odczyty liczników oraz wszystkie uwagi dotyczące usterek. Sporządza się go najczęściej w dniu przekazania nieruchomości – zarówno przy zakupie, jak i wynajmie, a także w innych sytuacjach, w których może być użyteczny. 

Najczęściej zadawane pytania o protokół zdawczo-odbiorczy